Migliorare i processi interni di business è una priorità per le aziende, che in questo modo possono rendere più efficienti le proprie attività e ottenere risultati migliori. Per questo motivo si cercano di volta in volta soluzioni innovative per raggiungere quest’obiettivo. Uno dei metodi più efficaci in questo senso è il Process Mining, che si è affermato come una tecnica fondamentale per l'analisi e la gestione dei processi aziendali, fornendo dati preziosi per identificare inefficienze e opportunità di miglioramento.
Ma che cos'è esattamente il Process Mining, quali sono i suoi vantaggi per le imprese e come Impresoft può aiutare le aziende in questa attività attraverso i software sviluppati dal Competence Center Business Solutions?
Cos'è il Process Mining?
Prima di addentrarci nei dettagli di questa tecnica, cerchiamo innanzitutto di fare chiarezza sul concetto di base: il Process Mining è una disciplina che combina tecniche di Data Mining (estrazione dei dati) e analisi dei processi aziendali per scoprire, monitorare e migliorare i processi reali sulla base di dati raccolti dai sistemi informatici aziendali. In altre parole, questo modello permette di estrarre informazioni dai sistemi informativi (ERP, CRM, MES, ecc.) e di rappresentare i processi così come avvengono realmente, piuttosto che basarsi su ipotesi o percezioni.
Si tratta di una tecnica particolarmente utile per colmare il divario tra i modelli teorici di processo e il loro funzionamento effettivo, evidenziando eventuali scostamenti e colli di bottiglia. Le aziende che utilizzano il Process Mining possono infatti visualizzare graficamente il flusso di lavoro reale e intervenire per migliorare l'efficienza e la produttività.
Quali sono le 4 tipologie di Process Mining
In realtà, non parliamo di un’attività che si svolge sempre nella stessa maniera, ma esistono invece quattro principali tipologie di Process Mining, ciascuna legata a una fase ben specifica e con scopi e applicazioni differenti:
- Discovery (Scoperta): questa fase si concentra sull'estrazione di dati dai sistemi aziendali per creare una rappresentazione visiva del processo. Utilizzando algoritmi avanzati, è possibile creare un modello di processo basato su dati effettivi, senza partire da un modello predefinito;
- Conformance (Conformità): confronta il modello di processo estratto con un modello di riferimento per individuare eventuali differenze e disallineamenti. Questa tecnica è particolarmente utile per verificare se un processo viene eseguito correttamente e in conformità con le normative o le procedure aziendali;
- Enhancement (Miglioramento): una volta identificati i processi, l'obiettivo è ottimizzarli. Grazie all'analisi di dati storici, le aziende possono apportare modifiche per ridurre tempi morti, eliminare colli di bottiglia e migliorare le prestazioni complessive;
- Prediction (Previsione): sfrutta l'analisi predittiva per anticipare possibili problemi o inefficienze future, permettendo alle aziende di adottare misure preventive prima che emergano criticità significative.
Vantaggi del Process Mining per le aziende
Implementare il Process Mining all'interno delle organizzazioni può portare numerosi vantaggi, soprattutto in termini di trasparenza e ottimizzazione dei processi. In primo luogo, le aziende che analizzano i flussi di lavoro reali sfruttando soluzioni avanzate come quelle della nostra Legal Entity GN Techonomy sperimentano un deciso miglioramento dell'efficienza, questo perché si riescono a identificare colli di bottiglia, ridondanze e altre inefficienze che potrebbero non essere evidenti in una revisione manuale o teorica del processo.
Eliminando le inefficienze e ottimizzando i processi, le aziende possono ridurre significativamente anche i costi operativi, per esempio individuando i passaggi del processo che possono essere automatizzati o eliminati del tutto.
Altri vantaggi riguardano poi la verifica della conformità alle normative, attraverso apposite analisi volte a verificare che i processi siano allineati con le norme vigenti, e la possibilità di lavorare su dati concreti e sempre aggiornati, grazie anche a un monitoraggio in tempo reale che consente alle aziende di intervenire immediatamente in caso di anomalie o scostamenti rispetto al modello ideale.
Quando è utile il Process Mining?
Insomma, il Process Mining è utile a tutte le aziende che desiderano migliorare la gestione dei propri processi operativi, indipendentemente dal settore. Va anche detto, però, che questa tecnica risulta particolarmente efficace nelle organizzazioni che gestiscono processi complessi, con un alto volume di dati e numerose interazioni tra sistemi e persone, come nel caso delle industrie manifatturiere, dei servizi finanziari e della logistica, comparti in cui l’ottimizzazione della produzione, la riduzione dei tempi di inattività, il miglioramento dell’efficienza operativa e la gestione della catena di approvvigionamento possono risultare determinanti nel differenziare un’impresa di successo da una meno competitiva.
Il Process Mining è una tecnologia tuttora in crescita che può trasformare il modo in cui le aziende gestiscono i loro processi interni. Attraverso l'analisi dei dati e la visualizzazione dei flussi di lavoro reali, le imprese possono dunque ottenere una maggiore trasparenza, migliorare l'efficienza e prendere decisioni più informate, ottimizzando i processi ma anche comportandosi in maniera più agile e reattiva alle mutevoli condizioni di mercato.
