La contabilità in Cloud si sta affermando in questi anni come una delle soluzioni più adottate dalle imprese, un nuovo modo, più semplice e sicuro, per gestire le attività finanziarie e contabili in tempo reale e con ulteriori benefici in termini di flessibilità e costi. Ma cosa significa veramente "contabilità in Cloud"? Quali sono i vantaggi rispetto alla tradizionale contabilità basata su server fisici o sistemi da remoto? E qual è l’approccio di Impresoft al Cloud Accounting nel Competence Center Business Solutions? Scopriamolo in questo articolo.
Cos'è la contabilità in Cloud?
L’espressione “contabilità in Cloud” si riferisce all'utilizzo di software basati su piattaforme Cloud per gestire le funzioni contabili aziendali. In altre parole, il software non è installato su un singolo computer o server, ma è ospitato su server remoti, accessibili ai diversi operatori interni tramite Internet. Grazie a questa particolarità, utilizzando per esempio il prodotto proprietario Impresoft come DUE le aziende possono evitare i costi e i problemi legati alla gestione di infrastrutture hardware, come server locali e backup manuali, ottenendo al tempo stesso una migliore e più facile accessibilità dei dati, disponibili ovunque e in qualsiasi momento.
Il funzionamento del sistema è molto semplice: gli utenti accedono da un’unica piattaforma e, da qui, gestiscono in modo centralizzato tutte le operazioni contabili, come la registrazione delle fatture, la gestione delle spese, il controllo dei bilanci e la preparazione delle dichiarazioni fiscali. Ogni operatore abilitato potrà svolgere queste operazioni, ma anche estrarre informazioni presenti sul server, eliminando così lunghi passaggi tra un reparto aziendale e l’altro.
La raccolta e l'archiviazione dei dati avvengono in tempo reale; quindi, ogni operazione registrata nel sistema è immediatamente visibile a chi ha accesso alla piattaforma, e non vi è nulla da temere neppure in termini di sicurezza dei dati, poiché il Cloud, grazie a sistemi di crittografia avanzata e backup automatici, riduce significativamente i rischi legati alla perdita di informazioni.
I vantaggi della contabilità in Cloud
Quali sono, dunque, i benefici che l’azienda può ottenere implementando un sistema di gestione della contabilità in Cloud?
- Accessibilità e mobilità. I dati aziendali sono accessibili da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, il che facilita la gestione contabile e il lavoro remoto;
- Riduzione dei costi operativi. Non è necessaria l'infrastruttura IT locale, riducendo i costi legati a server, aggiornamenti e backup, poiché questi sono gestiti dal fornitore del servizio;
- Sicurezza e backup automatico. I dati sono protetti da crittografia e conservati in centri dati sicuri, con backup automatici che tutelano da guasti o errori;
- Aggiornamenti e innovazione continua. Gli aggiornamenti software sono automatici, garantendo sempre l'accesso a nuove funzionalità e tecnologie avanzate, come l'automazione e l'intelligenza artificiale;
- Conformità fiscale e normativa. Le piattaforme sono sempre aggiornate per rispettare le normative fiscali e legali, riducendo il rischio di errori o sanzioni
Inoltre, le soluzioni in Cloud integrano facilmente altri sistemi aziendali (ERP, CRM), rendono più efficiente ad esempio la gestione della Supply Chain e automatizzando processi come la riconciliazione delle fatture.
Quanto costa la contabilità in Cloud?
Molti imprenditori temono che l’implementazione di un sistema di contabilità in Cloud possa essere troppo oneroso e, per questo motivo, virano su soluzioni interne al fine di ridurre i costi. In realtà, spesso è vero proprio il contrario. È chiaro che i costi possono variare a seconda delle esigenze specifiche dell'azienda, tuttavia, rispetto ai sistemi tradizionali, la contabilità in Cloud risulta generalmente più conveniente. I costi sono infatti spesso suddivisi in abbonamenti mensili o annuali e non ci sono spese di installazione o di gestione dell'infrastruttura hardware, nonostante gli elevati livelli di accessibilità e sicurezza.
La contabilità in Cloud rappresenta in conclusione una scelta vincente per quelle aziende che desiderano semplificare la gestione delle proprie operazioni contabili, ridurre i costi e aumentare la sicurezza dei dati. La risposta ideale per le imprese moderne che vogliono adattarsi rapidamente ai cambiamenti e ottenere il massimo dalle proprie risorse.
