Il concetto di “compliance” è un tema centrale per ogni organizzazione, indipendentemente dal settore in cui opera. Essa si riferisce, infatti, all'insieme di politiche, procedure e normative che un'azienda deve seguire per garantire che le sue operazioni siano conformi alle leggi e alle regolamentazioni vigenti, nonché alle politiche interne. Ma cosa significa esattamente l’espressione “compliance aziendale” e come possiamo rendere queste attività più efficaci e veloci?
Cerchiamo di capirne di più in questo articolo e diamo uno sguardo alle soluzioni digitali sviluppate da Impresoft nell’ambito del Competence Center Business Solutions per ottimizzare i processi di compliance.
Cos'è la Compliance Aziendale?
Il termine “compliance” è connesso al concetto di "adesione" o "osservanza", con riferimento a leggi, regolamenti e norme etiche applicabili. Nella sua applicazione aziendale, la compliance aziendale si riferisce, in altre parole, alla capacità di un'organizzazione di conformarsi a tutte le leggi e normative pertinenti, sia locali che internazionali, che regolano la sua attività. La compliance non riguarda solo la legislazione, ma anche la conformità alle politiche interne, agli standard di settore e alle best practices.
La compliance aziendale comprende dunque vari aspetti, tra i quali la gestione delle risorse umane, la protezione dei dati (come previsto dal GDPR), la sicurezza sul lavoro, la prevenzione della corruzione, la trasparenza finanziaria e la protezione della proprietà intellettuale.
Ogni settore ha specifiche normative a cui deve aderire, e questo implica che ogni azienda, in base al proprio settore, debba gestire un'ampia gamma di regolamenti e leggi.
Cosa fa chi si occupa di compliance?
Chi si occupa di compliance aziendale è generalmente un professionista con il compito di monitorare e garantire che l'azienda rispetti tutte le normative legali e le politiche interne. Questa figura specialistica, che può essere un responsabile della compliance o un compliance officer, ha il compito di creare e implementare politiche e procedure per gestire il rischio di non conformità.
Le principali responsabilità di un professionista della compliance includono:
- monitoraggio delle normative;
- gestione del rischio;
- formazione;
- audit e controlli.
Cosa significa dunque, più nel dettaglio, fare compliance management? E come queste attività possono essere rese più efficaci ed efficienti?
Come rendere più efficace la compliance aziendale?
1. Automatizzare i processi di compliance
Uno dei modi più efficaci per rendere la compliance aziendale più efficiente è automatizzare i processi. Utilizzando software ERP specifici come DUE di Impresoft, le aziende possono infatti integrare la gestione della compliance all'interno dei loro sistemi aziendali esistenti.
Gli strumenti di gestione della compliance aziendale possono automatizzare la raccolta dei dati, la gestione dei documenti e il monitoraggio dei processi, riducendo al minimo gli errori e risparmiando tempo, offrendo inoltre una visione in tempo reale dello stato di conformità dell'azienda.
2. Formazione continua del personale
La compliance non dipende solo da una corretta implementazione di sistemi e software, ma anche dalla cultura aziendale. È fondamentale, dunque, che i dipendenti siano costantemente formati e sensibilizzati riguardo alle normative e alle politiche di compliance. La formazione continua aiuta a ridurre il rischio di errori e a garantire che tutti i membri dell’organizzazione siano consapevoli delle proprie responsabilità.
3. Gestire in modo proattivo i rischi di compliance
Un approccio preventivo aiuta a ridurre il rischio di sanzioni e danni reputazionali. Le aziende dovrebbero essere in grado di identificare i rischi potenziali attraverso una valutazione continua dei processi aziendali e implementare misure di mitigazione dei rischi.
Gli strumenti avanzati di risk management integrati nei sistemi ERP possono aiutare le aziende a mappare, monitorare e gestire i rischi di compliance, migliorando la capacità di risposta in caso di ispezioni o audit.
4. Monitoraggio continuo e audit periodici
L’uso di software specifici permette alle aziende di tracciare l’intero ciclo di vita dei documenti e dei processi, migliorando la trasparenza e riducendo i rischi legati a possibili violazioni delle normative.
5. Centralizzare la documentazione e i report
Una parte fondamentale della compliance aziendale riguarda la gestione della documentazione. Centralizzare tutti i documenti e i report relativi alla compliance in un sistema di gestione integrato, come un ERP, consente alle aziende di avere un archivio digitale sicuro e facilmente accessibile in caso di audit o revisione.
La compliance per un’azienda più affidabile
Capire quali sono i rischi di compliance e come affrontarli permette alle aziende moderne di ridurre i rischi legali, ottimizzare i processi e migliorare l'affidabilità della stessa impresa. Con l'adozione di soluzioni tecnologiche avanzate come DUE, la formazione continua dei dipendenti e una gestione proattiva dei rischi, le aziende possono dunque garantire il rispetto delle normative in modo più efficiente e sicuro.
